En este artículo, daremos las bases de los diferentes tipos de legalizaciones y explicaremos en qué consisten.
Básicamente la legalización es dotar de legalidad a un documento público expedido en un país, para que tenga validez en otro país. De esta forma los países se aseguran de que ese documento extranjero no es una falsificación.
Por ejemplo: para solicitar una autorización de residencia en España, si eres dependiente de tu cónyuge y necesitas probar los vínculos familiares, necesitaríamos legalizar el certificado de matrimonio y así poder obtener una autorización de residencia.
Otro ejemplo: para cursar estudios, necesitaremos legalizar el certificado de estudios cursados hasta la fecha.
Apostilla versus legalización vía diplomática:
Hay dos formas de legalizar documentos, y la más deseable es que sea a través de la Apostilla de la Haya y no tengamos que ir por la vía diplomática.
La Apostilla de la Haya (también llamada legalización única) consiste en una apostilla o sello colocado sobre el documento público extranjero o en una prolongación del mismo. Con este único acto ya quedaría legalizado el documento.
Esto significa que nos evitamos todos los demás sellos. La ventaja sobre la legalización por vía diplomática es evidente, ahorrándonos tiempo, dinero y viajes a los distintos organismos para conseguir el resto de sellos. Y ya sabemos que el tiempo es oro cuando de expatriaciones se trata!
¿Qué documentos pueden ser legalizados a través de la Apostilla de la Haya?
Documentos públicos que son expedidos por los países firmantes del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961 para que tengan efectos en los otros países firmantes. Por ejemplo: documentos judiciales, administrativos, certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, como los notariales de firmas de documentos privados (con algunas excepciones).
Ojo! En algunos documentos administrativos es necesario un reconocimiento previo de firma antes de la apostilla.
Por ejemplo, los títulos y certificados de estudios universitarios oficiales necesitan reconocimiento de firma por el Ministerio de Educación.
Relocations España puede legalizar en nombre del interesado cualquiera de estos documentos en prácticamente todo el mundo.
¿Dónde se puede acudir para apostillar un documento?
Depende del tipo de documento que queramos apostillar y del país en el que necesitemos apostillarlo. Cada país pone a disposición (dependiendo del documento) el organismo correspondiente para expedir la apostilla. Por ejemplo, en España los Tribunales Superiores de Justicia, los Colegios Notariales, etc…
¿Y qué pasa cuando tenemos un documento de un país que no ha firmado un Convenio para legalización de documentos o que tenga que tener efectos en un país no firmante?
Nos toca hacer la legalización vía diplomática.
¿Qué es la legalización por vía diplomática y en qué casos se utiliza?
Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento. Esta legalización, consiste en una legalización en cadena de las firmas que aparecen en el documento:
Por ejemplo: si necesitamos que un certificado de nacimiento emitido en España tenga efectos en Brasil, necesitaríamos las siguientes firmas para legalizar el documento:
Si se trata de un documento expedido por una autoridad no consular en el país de origen del documento intervendrá únicamente el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado de origen y la representación diplomática o consular española en dicho Estado.
Otro ejemplo: si necesitamos legalizar un certificado de antecedentes penales de Marruecos para que tenga efectos en España, el proceso sería el siguiente:
Si se trata de un documento expedido por una autoridad consular debidamente acreditada en España, intervendrá en la legalización únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España.
De acuerdo con la normativa aplicable a cada caso, los siguientes documentos están exentos de legalización para tener efectos en España:
• Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España
• Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.
Algunas embajadas y consulados extranjeros en España, para facilitar este proceso emiten algunos documentos, como certificados de antecedentes penales y certificados de actos inscritos en registros civiles locales que son legalizados de forma directa por su Sección de Legalizaciones, con el consiguiente ahorro de molestias para el ciudadano.
Además existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos, como por ejemplo el Convenio de Atenas, que exime de la legalización de documentos referidos al estado civil, capacidad , situación familiar, nacionalidad, domicilio o residencia a los países firmantes. Casi todos estos acuerdos han sido firmado por países de la Unión Europea, pero este tema lo trataremos en próximos artículos!
Belen Ortíz
Immigration Lawyer
Relocations España